企業が所有する車両の適切な管理は、運用効率の向上、コスト削減、安全性の確保などに不可欠です。この記事では、「車両管理」の基本概念から、業務内容、車両管理が必要な理由、ポイント、メリット、車両管理台帳を作る方法、選び方について詳しく解説しています。
車両管理とは？
車両管理とは、企業が所有する社用車やトラックの管理業務を指します。これには、車両とドライバーの情報管理、運転日報の整理、定期的な点検やメンテナンス、事故発生時の対応、車両の稼動率の監視、運行管理、車両台数の最適化など、広範な活動が含まれます。
車両管理の業務内容
ドライバーの管理
ドライバーに関連する全ての情報を管理します。これには免許の詳細、運転適性、健康状態、安全運転に関する教育、労務管理などがあります。
リアルタイムでのデータ管理
安全で安心な運行を維持するためには、車両の状態を常に把握し、必要に応じて改善を行うことが不可欠です。運転日報を通して日々の運行状況を確認することができますが、より詳細な管理を実現するためには、GPSなどの追跡機器を車両に搭載し、リアルタイムでのデータ取得を行うことが推奨されます。これにより、従来は見過ごされがちだった問題点や改善の余地が明らかになります。
車両管理台帳の作成
車両管理台帳は、使用している車両の登録番号、使用状況、保険の加入状況や有効期限、車検日などの情報を集約した記録です。この台帳は、車両の状態を正確に把握し、適切な管理を行うための基礎資料となります。
これらの業務は、車両の効率的な運用とドライバーの安全を確保するために不可欠であり、事故リスクの低減や運行効率の向上に直接貢献します。
車両管理が必要な理由
会社の信用を守る
車両管理の主な目的は、企業とその貴重な資産である従業員および保有車両を保護し、業務を円滑に遂行することにあります。正確な情報を集約し、日常の状況をしっかりと把握することで、事故の可能性を減少させ、企業の信用を守ることが重要です。
事故を防止する
車両は訪問診療、訪問介護、電気工事、メンテナンス、従業員や生徒の送迎、生鮮商品の配送、営業マンの顧客訪問など、多様な用途で使用されています。これらの車両は常に移動中であり、管理者から見えにくいため、ドライバーの行動を適切に監視することは難しいです。しかし、適切な管理が行われない場合、重大な事故が発生するリスクがあり、事故が起こると被害者だけでなく、加害者であるドライバー自身も大きな肉体的、精神的苦痛を経験する可能性があります。さらに、企業は社会的信用を損ない、事故処理に関わる大きな損失を被ることがあります。したがって、リスク管理の観点からも、効果的な車両管理は絶対に必要です。
コストの最適化
リスク回避によるコストの最適化は、事故が発生した際の賠償金、保険料の増加、車両修理費用に加え、業務の中断による損害も含めて重要です。日常的に適切な車両管理を行うことで、これらのリスクを減少させ、業務のスムーズな運営を支えることができます。
法的責任の回避
法的責任において、車両管理は企業のリスクマネジメントの一環です。適切な管理を通じて、事故を引き起こす可能性のある要因を特定し、それに対する改善策を講じることでリスクを回避することが可能です。
交通事故が発生した場合、ドライバー個人だけでなく、雇用者である企業も損害賠償責任を負うことになります。これには、企業がドライバーの選任及び監督において適切な注意を払っていた場合、または注意を払っていても損害が避けられなかった場合には責任を問われません。このように、日々の車両管理とドライバー教育の徹底がどれほど重要であるかが理解できるでしょう。
車両管理の主要な目的は、企業、従業員、および保有車両を保護し、業務を効率的かつスムーズに実施することにあります。正確な情報の収集と日々の運用状況の確認を通じて、事故のリスクを最小限に抑え、企業の信頼性を維持しましょう。
車両管理業務のポイント
ポイント①安全運転管理者の選任
「道路交通法施行規則」に従い、乗車定員が11人以上の自動車を1台、またはその他の自動車を5台以上所有する事業者は、安全運転管理者を必ず選任しなければなりません。安全運転管理者および副安全運転管理者の資格要件は以下の通りです。
1. 年齢が20歳以上であること（副安全運転管理者の場合は30歳以上）。
2. 自動車の運転管理に関して2年以上の実務経験を持つこと（副安全運転管理者は、管理経験1年以上、または運転経験3年以上）。
3. 過去2年間に公安委員会から解任命令を受けていないこと。
4. 以下の違反行為後2年を経過していること。
酒酔い運転、飲酒運転に関連する行為、麻薬関連の運転、ひき逃げ、過労運転、放置駐車違反、積載制限違反、無免許・無資格運転、最高速度違反、自動車使用制限命令違反。
安全運転管理者やその変更が行われた場合は、選任または変更日から15日以内に自動車の使用本拠地を管轄する警察署を通じて公安委員会へ届け出が必要です。
ポイント②車両管理規程を作成する
民法第715条により、従業員が業務中に交通事故を引き起こした場合、その雇用主が損害賠償責任を負うことが規定されています。このため、企業は社用車の運用に関して道路交通法に則った複数の規則を守る必要があります。この背景から、企業は車両管理規程を策定し、日常的な注意喚起と危機管理、リスク管理を行うことが求められます。これらの規程を適切に設計し、徹底することで、事故のリスクを軽減し、企業と従業員の安全を確保できます。
ポイント③管理部門・車両管理責任者の明確化
適切な車両管理を実現するためには、管理部門および車両管理責任者の役割を明確にすることが重要です。通常、車両の定期点検、保険、車検、運転者の免許更新などの管理は総務部や管理部が担当します。一方で、車両の具体的な利用に関しては、社用車を使用する営業部門やサービス部門、営業企画部や経営管理部が担当する場合もあります。
このように部門ごとに管理を分担する理由は、車両を効率的に利用し、移動コストを削減や業務フローを最適化するためです。車両管理においては、「何を管理するか」を明確にして、それに応じて管理部門および車両管理責任者を設定し、確実で効率的な管理を行うことが求められます。
車両管理システムのメリット
営業効率の向上
車両管理システムを活用することで、ドライバーの位置情報をリアルタイムで把握することができます。このため、各ドライバーへの直接的な電話連絡に頼ることなく、管理画面を通じて適切な車両をすぐに特定し、迅速な指示を出すことが可能となります。さらに、訪問先や訪問ルートが明確になることで、訪れている顧客と、まだ訪れていない顧客を明確に区別でき、訪問活動の効率性を分析し、効果的な営業戦略を策定することができます。これにより、営業の効率を大幅に向上させることが期待できます。
コストが削減できる
車両の台数が増加すると、維持費もそれに比例して増加します。車両管理によって各車両の実際の稼働状況を詳細に把握することで、現在の車両台数が適切か、また新たに車両を追加する必要があるかどうかを正確に評価することが可能です。車両の稼働状況を明確にすることで、使用頻度の低い余剰車両を特定し、不要な車両を減らすことで、コストを効果的に削減することができます。
サービス品質の向上
現場のスタッフの位置や状況をリアルタイムで把握できることにより、顧客の緊急の要望や突発的な問題に対して、最も近くにいる担当者を迅速に配置できます。これにより、効率的に営業活動を進行し、無駄な移動を削減してサービスの質を高めることができます。結果として、顧客満足度の向上にも繋がります。
安全運転の強化
ヒヤリハットの情報を迅速に把握し、適切な対策を講じることで、事故の原因を未然に除去し、安全な運行を確保できます。さらに、GPS、加速度センサー、ジャイロセンサーなどのIoTデバイスを使用して車両の運動情報を収集し、そのデータを解析することで、ドライバーの運転習慣（急ハンドル、急加速、急減速など）を明確に把握できます。これにより、ドライバーごとの運転特性に基づいた具体的な安全運転指導を行うことが可能です。継続的な安全運転の指導を通じて、事故を減少させ、運転者の安全意識を高めることが期待されます。
車両管理台帳を作る方法
エクセルのテンプレートを使用する
自分でゼロからエクセルシートを作成することも可能ですが、これは手間がかかり、データの抜け漏れが生じるリスクもあります。より確実な管理を求める場合は、インターネット上で無料で提供されているエクセルのテンプレートを活用すると良いでしょう。検索エンジンで「エクセル 車両管理台帳 テンプレート」と検索すると、様々なタイプのテンプレートが見つかります。ダウンロードしたテンプレートに必要な項目を追加することで、自社に合った管理台帳を構築することができます。
車両管理システムの利用
車両管理をより効率的に行うためには、専用の車両管理システムを利用する方法もあります。このシステムを用いると、車両やドライバーの情報の集約だけでなく、動態管理や安全運転診断など、高度な機能を活用することが可能です。多くの車両管理システムは、データの一元管理を可能にし、運用の自動化と効率化をサポートします。
どちらの方法も、企業のニーズや管理の規模に応じて選択することができます。より小規模な運用であればエクセルが便利ですが、大規模な車両管理を行う場合やより詳細な情報が必要な場合は、専用のシステムの導入を検討するのがいいでしょう。
車両管理システムの選び方
自社の課題と目的から選ぶ
「安全運転の推進」「事故の防止」「生産性の向上」「コストの削減」「収益の増加」など、解決すべき緊急の課題や達成したい長期的な目標を明確にし、これらの課題を解決できる機能を持つシステムを選ぶことが大切です。
導入の容易さから選ぶ
車両管理システムはデジタコやドライブレコーダーと一体型のもの、スマートフォンアプリ対応など様々なタイプがあります。使用するドライバーや管理者にとって直感的で使いやすく、簡単に設置可能なものを選ぶことが望ましいです。
これらのポイントを参考にして、自社の運用に最適な車両管理システムを選択してみてください。
まとめ
車両管理とは？
車両管理とは、企業が所有する社用車やトラックの管理業務を指します。
車両管理の業務内容
・ドライバーの管理
・リアルタイムでのデータ管理
・車両管理台帳の作成
車両管理が必要な理由
・会社の信用を守る
・事故を防止する
・コストの最適化
・法的責任の回避
車両管理業務のポイント
・ポイント①安全運転管理者の選任
・ポイント②車両管理規程を作成する
・ポイント③管理部門・車両管理責任者の明確化
車両管理システムのメリット
・営業効率の向上
・コストが削減できる
・サービス品質の向上
・安全運転の強化
車両管理台帳を作る方法
・エクセルのテンプレートを使用する
・車両管理システムの利用
車両管理システムの選び方
・自社の課題と目的から選ぶ
・導入の容易さから選ぶ
この記事では、車両管理の基本概念から、業務内容、車両管理が必要な理由、ポイント、メリット、車両管理台帳を作る方法、選び方について詳しく解説しました。
車両管理システムを導入する際には、この記事を参考にしながら車両管理システムを選択していきましょう。
