企業が所有する車両を安全かつ効率的に運用するための重要な施策として注目される「フリートマネジメント」。本記事では、フリートマネジメントの基本概念からその目的、具体的な業務内容、抱えがちな課題、そして課題解決のために導入が進む車両管理システムまで、実践的な知識と最新の動向をわかりやすく解説します。ここで紹介する情報を参考に、自社の車両管理体制を見直し、業務効率化と安全運行の両立を目指しましょう。
フリートマネジメントの基本概念とその重要性
「フリート」とは、企業が所有する全車両群を意味し、もともとは船舶など複数の乗り物の集団を表す用語でしたが、現代では自動車も含む広い意味で使われています。フリートマネジメントは、社有車やリース車、業務用自動車を一元管理し、車両の状態を正確に把握・維持するための業務全般を指します。具体的な内容は企業の業種や車両利用の実態に応じて変化するものの、共通して求められるのは以下の3つです。
- 安全性の確保：事故防止、車両故障の早期発見、定期点検によるリスク管理
- コスト管理：資産の維持、修理・保険費用、燃料費の最適化
- 運行効率の向上：最適な配車計画、走行ルートの効率化、運転業務の標準化
これらの取り組みによって、企業は従業員の安全を守りながら、運行コストを削減し、さらには法令遵守を徹底することが可能となります。
フリートマネジメントの目的と効果
企業がフリートマネジメントに取り組む目的は多岐にわたります。主な目的は以下の通りです。
交通事故防止と安全性向上
車両の不具合や部品の摩耗を早期に発見し、定期的な点検整備を実施することで、重大な事故を未然に防ぐ狙いがあります。また、ドライバーに対する安全運転教育や健康状態のチェック、アルコールチェックなど、徹底した安全対策が事故防止に寄与します。安全な運転環境の整備は、従業員の安心感を高め、企業イメージの向上にもつながります。
資産価値の維持とコスト最適化
社有車やリース車両は企業にとって大きな資産です。定期点検やメンテナンス、使用状況の把握を行うことで、車両の資産価値を維持・向上させることが可能です。また、車両の購入費、維持費、保険料、燃料費など、さまざまな経費を正確に管理し、無駄な出費を削減することが経営の安定に直結します。効率的な運行計画を立案することで、走行距離の短縮や燃料費の削減が期待できます。
業務効率と生産性の向上
配送や営業活動において、限られた時間内で多くの顧客に対応するためには、車両の運行スケジュールや配車計画の最適化が不可欠です。フリートマネジメントを通じて、車両の利用状況や稼働率を正確に把握し、無駄な走行や過剰な車両保有を防ぐことで、業務効率と生産性の向上が図れます。
法令遵守と企業リスクの軽減
車両管理には、運転者台帳の作成、運転免許証の有効期限管理、点検・整備の記録など、法令で義務付けられた業務が多数存在します。これらの法的義務を遵守することで、交通事故発生時の企業責任を軽減し、コンプライアンスを確実に守る体制を構築することが求められます。
フリートマネジメントの具体的な業務内容
フリートマネジメントの業務は大きく分けて、「ドライバー管理」「車両管理」「記録類管理」の3つに分類されます。各項目ごとに具体的な業務内容を見ていきましょう。
ドライバー管理の重要性
フリートマネジメントにおいて、最も注目すべきは車両を運転するドライバーの管理です。以下の項目が主な管理対象となります。
- 運転者台帳の作成・管理
ドライバーの氏名、生年月日、雇用開始日、事故歴、健康状態などを記録する台帳の作成が必要です。特にトラックや旅客自動車の場合は、法令により詳細な記録が求められています。 - 運転免許証の有効期限管理
ドライバーが安全に運行できるよう、有効期限の管理は必須です。Excelなどでデータベースを構築し、定期的にチェックする仕組みが一般的です。 - 安全運転教育の実施
定期的な安全運転講習や、最新の交通ルールの周知を行い、ドライバーの意識向上を図ります。 - 点呼とアルコールチェックの実施
業務前の点呼や、運行中のアルコールチェックにより、ドライバーの健康状態や酒気帯び運転の有無を確認します。2022年4月の法改正以降、特にアルコールチェックの記録保存が厳しく求められるようになりました。
車両管理の基本業務
車両自体の管理も、フリートマネジメントの重要な要素です。以下のような業務が含まれます。
- 自動車保険、車検、点検・整備の管理
保険の加入や更新、定期車検のスケジュール管理、そして日常点検の実施が挙げられます。各項目は専用の管理台帳やリマインダー機能を活用して、抜け漏れのない運用を行います。 - 車両管理台帳の作成
ナンバー、購入日、点検記録、整備状況、保険情報など、車両に関するあらゆる情報を一元管理します。紙やExcelでの運用から、専用システムによるデジタル管理へとシフトする企業が増えています。 - 車両稼働状況の把握と台数最適化
車両の利用状況をデータで把握し、必要な台数や稼働率を分析することで、過剰在庫や不足のリスクを回避し、経費削減に繋げます。
記録類管理のポイント
フリートマネジメントでは、各種記録類の管理が求められます。具体的には、以下の記録を適切に保存・管理する必要があります。
- 運転日報
ドライバーが走行距離、運転時間、使用車両などを記録する日報は、法令で作成が義務付けられている場合もあり、正確な記入と保存が求められます。 - 日常点検記録
出発前の車両チェック結果を記録することで、故障やトラブルの未然防止につなげます。これにより、事故リスクの軽減と早期対策が可能となります。 - アルコールチェック記録
実施したアルコールチェックの結果は、法定期間内に保存する義務があり、適正な記録管理が不可欠です。記録簿のひな形やExcelテンプレートを利用することで、管理の手間を軽減できます。
フリートマネジメントのメリットと留意点
正しく運用されたフリートマネジメントは、企業に多くのメリットをもたらしますが、一方で注意すべき点も存在します。
フリートマネジメントのメリット
- 企業の信頼性向上と従業員の安全確保
定期的な点検や安全運転教育により、交通事故を未然に防止できるため、企業の信頼性が向上し、従業員も安心して業務に従事できます。 - コスト削減と資産価値の維持
車両の状態や利用状況を把握することで、無駄なコストを削減し、必要なメンテナンスを適切なタイミングで実施できます。これにより、車両の資産価値を長期にわたって維持することができます。 - 業務効率の大幅な改善
最適な配車計画や走行ルートの策定により、配送や営業活動の効率が向上し、従業員の業務負担を軽減します。 - 法令遵守とリスクマネジメント
必要な記録や台帳の管理を徹底することで、法令違反による罰則リスクを低減し、万が一の事故発生時にも企業の対応力が強化されます。
運用上の留意点
- 業務負担の増加
管理項目が多岐にわたるため、ドライバー管理、車両管理、記録類管理など、それぞれに担当者を配置し、効率的な運用体制を構築することが必要です。特に紙やExcelでの管理は、情報の更新漏れや入力ミスが発生しやすいため、システム化を検討することが望ましいです。 - 法改正への迅速な対応
交通安全に関する法令や規定は随時改正されるため、最新の情報を常に把握し、管理体制をアップデートすることが求められます。特に、アルコールチェックや安全運転管理者の選任に関する規定は、企業運営に大きな影響を与えます。 - 従業員の意識改革と協力
管理システムの導入や新たな業務プロセスを定着させるためには、ドライバーや関係部署への十分な説明と教育、さらには運用サポートが不可欠です。従業員が「監視」と感じず、安全と効率向上のための仕組みとして理解できるよう、コミュニケーションを図ることが重要です。
フリートマネジメント導入前に押さえておくべき3つのステップ
フリートマネジメントを効果的に導入するためには、以下の3つの準備が必要です。
1. 運行管理者および安全運転管理者の選任
法令に基づき、タクシーやバス、トラックなどの事業者は、運行管理者や安全運転管理者の選任が義務付けられています。これらの担当者は、ドライバーの健康状態や安全運転の指導、点検・整備の管理など、企業の車両運用全体を統括する重要な役割を担います。選任後は、法令に沿った届出手続きや定期的な研修を実施し、最新の安全基準を維持することが求められます。
2. 車両管理規程の整備
社用車の運用ルールや安全対策を明文化した「車両管理規程」を制定することは、万一の事故発生時に企業が管理責任を果たしていたことを証明する上で非常に有効です。規程には、点検・整備の方法、運転者の義務、違反時の罰則など、企業運営に必要な項目を盛り込み、定期的に見直すことが重要です。
3. 管理体制の明確化と担当部署の設置
フリートマネジメントは複数の業務が絡み合うため、管理部門と各担当者を明確にし、役割分担を徹底する必要があります。たとえば、総務部が車両台帳や保険更新、点検の管理を行い、現場の配送や営業部門がドライバーの安全管理や運転記録の入力を担当するなど、各部署の連携を図る仕組みが不可欠です。
車両管理システムによる効率化とその機能
紙やExcelでの管理では限界があるため、最近では「車両管理システム」や「フリートマネジメントシステム」と呼ばれる専用ツールの導入が急速に進んでいます。これらのシステムは、以下のような機能を備え、フリートマネジメントの課題解決に大きく寄与します。
自動アラート機能
運転免許証の有効期限、車検、保険更新など、重要な期限が近づくとシステムから自動でアラートが発信され、更新漏れを防止します。これにより、管理者は煩雑なチェック作業から解放され、効率的に業務を進めることができます。
アルコールチェックの自動記録
アルコールチェッカーと連携し、測定結果を自動入力する機能により、記録の抜け漏れを防ぐとともに、結果の保存や管理をシステム上で一元化することが可能です。法令で求められる記録の保存期間も、システムが自動で管理してくれるため、安心して運用できます。
デジタル化による記録管理の一元化
運転日報や日常点検、アルコールチェックなど、従来は紙媒体で管理していた記録類を、スマートフォンやタブレットを活用してデジタル入力・保存できるため、情報共有の迅速化と管理コストの削減が実現します。オンラインでのデータ提出が可能なため、物理的な保管スペースの問題も解消されます。
車両稼働状況のリアルタイム把握
GPSやデジタルキー機能、車両予約システムと連携することで、各車両の利用状況や稼働率をリアルタイムでモニタリングできます。これにより、適正な台数の見極めや、運行ルートの最適化が図れ、企業全体のコストパフォーマンス向上に貢献します。
その他の先進機能
動態管理機能や安全運転支援機能など、最新のシステムでは様々な付加価値機能が搭載され、業務の自動化・効率化を強力にサポートします。システム導入による業務改善の実績は多数の成功事例として報告されており、今後も導入を検討する企業が増加する見込みです。
車両管理システム導入のメリットと導入時の注意点
システム導入によるメリット
- 管理工数の大幅削減
自動化されたシステムは、各種更新通知や記録のデジタル化を実現するため、従来の手作業による確認作業の負担を大幅に軽減します。 - 生産性と業務効率の向上
ドライバーは現場での業務に専念でき、管理部門も正確なデータに基づいた判断が可能となるため、全体の生産性向上が期待できます。 - 経費の最適化
車両の稼働状況を正確に把握し、不要な車両の削減や保険料、燃料費の見直しが可能になるため、無駄なコストが削減されます。 - コンプライアンスの強化
法令に則った記録管理や定期更新の徹底が容易になり、企業としての信頼性向上とリスク低減が実現します。
導入時の注意点
- 初期投資とランニングコストの把握
システム導入には初期費用や月額費用が発生するため、投資対効果を十分に検証し、長期的な視点でのコストメリットを確認することが重要です。 - 従業員への定着化対策
システムが導入されても使い方が定着しなければ効果は発揮されません。利用マニュアルの整備、定期的な説明会や研修を実施し、システムの有効活用を促進する必要があります。 - プライバシーとモニタリングのバランス
動態管理などで従業員の走行データを収集する場合、プライバシー保護の観点から適切なルール設定と運用方法を整備し、従業員の理解と協力を得ることが求められます。
まとめ
フリートマネジメントは、企業が所有する車両を安全かつ効率的に運用するための必須戦略です。交通事故防止、資産価値の維持、運行業務の効率化、法令遵守といった多角的な目的を実現するために、企業はドライバー管理、車両管理、記録類管理といった具体的な業務を統括し、運用体制を整備する必要があります。また、業務の複雑さや管理項目の多さから、従来の紙ベースやExcelによる管理では限界があるため、最新の車両管理システムを導入して自動化とデジタル化を進めることが、現代の企業経営において重要な鍵となります。
本記事では、フリートマネジメントの基本概念から、具体的な業務内容、そして課題解決のための最新システムの機能まで、実践的な観点から解説しました。自社における車両の使用目的や実態を踏まえ、適切な管理体制を構築することで、従業員の安全と企業の信頼性を高めると同時に、コスト削減と業務効率の向上を実現しましょう。フリートマネジメントの導入は、単なる管理の効率化に留まらず、企業全体の経営戦略として、リスクマネジメントや資産管理の向上に直結する重要な取り組みです。今後も法令改正や市場環境の変化に柔軟に対応しながら、最新のツールとノウハウを活用して、最適な運用方法を模索していくことが求められます。
企業の安全運行、効率的な車両管理、そして持続可能な経営基盤を築くために、まずは自社のフリートマネジメント体制を見直し、必要な施策を一つずつ実施していくことが今後の成長に不可欠です。各種管理ツールの導入や、専門知識を持った管理者の配置、さらには従業員への定期的な教育と啓蒙活動を通じ、企業全体で一体となった管理体制を構築することが、未来の安全運転と効率的な経営を支える基盤となります。
